Electronic Document Management and Its Value for Business

Ірина Недошитко; Олександра Патряк

doi:10.31866/2617-796X.5.2.2022.270142

Автор(и)

Ірина Недошитко Західноукраїнський національний університет, Україна https://orcid.org/0000-0001-9233-7169
Олександра Патряк Західноукраїнський національний університет, Україна https://orcid.org/0000-0002-7844-3587

DOI:

https://doi.org/10.31866/2617-796X.5.2.2022.270142

Ключові слова:

система електронного документообігу, електронний документ, бізнес-процес, цифрова економіка, цифрова трансформація бізнесу

Анотація

Мета статті – окреслити цінності електронного документообігу для бізнесу, зокрема сформулювати його переваги в умовах сучасних викликів цифрової трансформації та глобальних викликів.

Методологію становлять принципи наукового дослідження, системний підхід до ідентифікації проблеми, методи теоретичної систематизації та узагальнення (для виокремлення результатів і висновків попередніх досліджень), критичний аналіз (для критичної оцінки наявних позицій авторів), спостереження, аналіз і синтез (для ідентифікації проблем використання електронного документообігу в бізнесі, формулювання його основних переваг та недоліків).

Наукова новизна полягає у сформульованих перевагах електронного документообігу для бізнесу в умовах сучасних викликів цифрової трансформації та глобальних викликів, серед яких економія грошових коштів, часових і просторових ресурсів, посилення конкурентоспроможності бізнесу через зростання його гнучкості й адаптивності.

Висновки. Є досить примітивне уявлення про переваги використання електронної документації в бізнес-процесах. Багатовимірність бізнес-простору, обумовлена цифровою трансформацією економіки та сучасного бізнес-середовища, визначає якісно нові вимоги до циркуляції інформації; важливості набувають і метадані, які формуються у взаємодії бізнесу з іншими економічними агентами в цифровому просторі. Наявність якісної системи управління електронними документами покращить як внутрішню ефективність, так і загальну конкурентоспроможність бізнесу. Використання сучасних цифрових систем обробки даних вимагає перегляду вимог і до самих електронних документів, скорочення класичних реквізитів документів та заміну їх на метадані. Це спростить процедури створення документів, знизить обтяжливість документальної роботи, ув’язки документів між собою, верифікації легітимності документа. Найбільшою перевагою електронного документообігу є можливість індексації документів та їх обробки за допомогою технологій штучного інтелекту, що дає змогу шукати помилки та відмінності від попередньо виконуваних операцій, прогнозувати операції, використовувати реєстри відкритих й офіційних даних.

Біографії авторів

Ірина Недошитко, Західноукраїнський національний університет

Кандидат історичних наук, доцент, завідувач кафедри інформаційної та соціокультурної діяльності

Олександра Патряк, Західноукраїнський національний університет

Кандидат економічних наук, старший викладач кафедри інформаційної та соціокультурної діяльності

Посилання

Domashenko, S.V., 2013. Informatsiini tekhnolohii v upravlinni pidpryiemstvom: elektronnyi dokumentoobih [Information technologies in enterprise management: electronic document management]. Collection of scientific works of Tavriyya State Agro-Technological University (Economic Sciences), 2(3), pp.103–112.

Eira, A., 2022. 71 Cloud File & Document Management Statistics You Must Know: 2021 Data Analysis & Market Share. FinanceOnline, [online] 21 January. Available at: <https://financesonline.com/cloud-file-document-management-statistics/> [Accessed 14 August 2022].

Employment of digital documentation tools in 2020, bydepartment, 2022. Statista, [online] 21 February. Available at: <https://www.statista.com/statistics/1207688/digital-documentation-tools-department/> [Accessed 14 August 2022].

Harkusha, S.A., 2020. Elektronnyi dokumentoobih: perevahy ta nedoliky vprovadzhennia [Electronic document management: advantages and disadvantages of implementation]. Infrastruktura rynku, 50, pp.259–262.

Husieva, O.Iu. and Lehominova, S.V., 2018. Didzhytalizatsiia – yak instrument udoskonalennia biznes-protsesiv, yikh optymizatsiia [Digitalization as a tool for improving business processes, their optimization]. Ekonomika. Menedzhment. Biznes, 1, pp.33–39.

Korniichuk, K.S., 2017. Elektronnyi dokumentoobih v infrastrukturi upravlinnia promyslovym pidpryiemstvom [Electronic document flow in the management infrastructure of an industrial enterprise]. Visnyk of Kharkiv State Academy of Culture. Series: Social Communications, 50, pp.188–197.

Koroliuk, T., Kravchuk, N. and Karp, I., 2020. Stan ta tendentsii rozvytku orhanizatsii dokumentoobihu v informatsiinii systemi upravlinnia pidpryiemstvom [The state and trends of development of the organization of document management in the information system of enterprise management]. Galician economik journal, 6 (67), pp.79–89.

Kostiakova, A., 2021. Didzhytalizatsiia dokumentoobihu [Digitization of document circulation]. Ekonomika ta suspilstvo, [online] 26. Available at: http://www.economyandsociety.in.ua/index.php/journal/article/view/393/380 [Accessed 30 August 2022].

Lazebnyk, L.L., 2018. Didzhytalizatsiia ekonomichnykh vidnosyn yak faktor udoskonalennia biznes-protsesiv pidpryiemstva [Digitalization of economic relations as a factor in improving business processes of an enterprise]. Economic herald. Series: Finance, accounting, taxation, 2, pp.69–74.

Novytskyi, A.M., 2013. Elektronnyi dokumentoobih yak element zabezpechennia pravovoho rehuliuvannia stanovlennia instytutiv informatsiinoho suspilstva [Electronic document flow as an element of ensuring legal regulation of the establishment of institutions of the information society]. Naukovyi visnyk Natsionalnoho universytetu derzhavnoi podatkovoi sluzhby Ukrainy (ekonomika, pravo), 4, pp.11–20.

Piddubna, L.V., 2014. Dilovodstvo yak skladova infrastruktury elektronnoho biznesu [Clerkship as a component of electronic business infrastructure]. The problems of economy, 3, pp.268–273.

Sytnyk, I.P. and Melnychenko A.I., 2015. Systemy elektronnoho dokumentoobihu v elektronnomu biznesi [Electronic document management systems in electronic business]. Naukovyi visnyk Uzhhorodskoho natsionalnoho universytetu. Seriia: Mizhnarodni ekonomichni vidnosyny ta svitove hospodarstvo, 4, pp.174–178.